ליצור שגרת עבודה בעבודה לא-שגרתית, או: איך להתיישב ולעבוד

אז כבר שאלתי את עצמי האם בכלל צריך לכתוב עכשיו, והגעתי למסקנה שכן. עכשיו אני צריך להתמודד עם שאלה קשה לא פחות – איך בדיוק?

ואני עדיין לא מתכוון לפרקטיקה הטכנית של הכתיבה, עליה עוד אחפור פה בהרחבה בעתיד. אני מתכוון למשהו בסיסי הרבה יותר, משהו שלפחות עבורי הוא מכשול גדול לא פחות – איך לייצר את התנאים לכתיבה? כלומר את הריכוז ואת השגרה הנדרשים כדי לכתוב כל יום (פחות או יותר), כפי שנדרש כדי לכתוב סדרה, סרט או כל פרויקט ארוך אחר?

בפוסט הזה ארכז את הלקחים והכלים שגיליתי שעוזרים לי במשך שנים של קושי יום-יומי להתיישב לכתוב. את חלק מהכלים אימצתי או גנבתי מאחרים, חלק גיליתי על בשרי, ואני מקווה שלפחות כמה מהם יימצאו כמועילים עבור מי שמתמודדות ומתמודדים עם שיתוק כתיבה.

על אף שפוסט זה נכתב בתקופת חירום – הוא מיועד לחלוטין גם לתקופות שגרה. כי מה לעשות שלהתיישב לכתוב זה קשה גם ביום רגיל. ובעצם הכלים האלה מיועדים לכל משימה יצירתית או חשיבתית שדורשת ריכוז, לא רק לכתיבה – ובפרט כשמשימה זו נעשית בעבודה מהבית.

למען הסדר הטוב חילקתי אותם לחמש קטגוריות: בחירת הזמן, בחירת המשימות, סט אנד סטינג, עזרים חיצוניים, וגישה מנטלית.

ומכיוון שבאופן אירוני אני מתחיל לחצות את הגבול שבין כתיבת ההקדמה לדחיינות של כתיבת הפוסט עצמו, הנה מתחילים:

בחירת הזמן

כמה שהייתי רוצה להיות אדם שכותב בלילות. זה לא רק הדימוי הרומנטי של כתיבה לאור עששית - לכתיבה בלילה יש גם יתרונות פרקטיים לא מבוטלים כמו אפס טלפונים ומיילים, והרבה פחות פעילות להתעדכן בה בחדשות או ברשתות החברתיות.

אבל מה לעשות שאני אדם מנומנם. וככזה, אחרי השעה 22:00 המוח שלי מסוגל לייצר במקרה הטוב את הריכוז הנדרש לבהייה משותפת עם בת זוגי בתוכן טלוויזיוני נישתי מאתגר מינימלית. מאותה סיבה אני גם לא מצליח להיות האדם האחר שהייתי רוצה להיות, זה ששייך לאסכולת סטיבן קינג, שמתעורר בשעה 5:00 ומספיק לתקתק שלוש שעות כתיבה לפני שהעולם בכלל התעורר.

אם אתם משני סוגי האנשים האלה – באמת שכולי קנאה. אני, לצערי, תקוע עם מוח בסיסי להחריד ששעות הריכוז המיטביות שלו הן בין 9 בבוקר לארוחת הצהריים. בכל מקרה, בואו לא נשפוט את עצמנו, בשביל זה יש את כל שאר החיים. מה שחשוב כרגע זה להבין מתי השעות הטובות, השעות הבינוניות והשעות הגרועות שלנו, לקבל את עצמנו ככאלה, ולפעול בהתאם. כמובן שלשעות הטובות שלנו מתווספים גם אילוצים אובייקטיביים נוספים – בין אם הם דדליין מתקרב, ילדים מתעוררים או עבודה בתחום מכניס יותר.

ברגע שהבנו מה השעות הטובות, הבינוניות והגרועות שלנו, המשימה היא פשוטה יחסית: לחלק אותן לבלוקים של עבודה, ואז לשבץ את המשימות שלנו בהלימה לכשירות החשיבה שלנו בכל שעה.

וכדי לחדד - אני למשל בדרך כלל מחלק את היום שלי לשני בלוקים של עבודה – בלוק הבוקר (השעות הטובות שלי), ובלוק אחה״צ (השעות הבינוניות שלי). כל בלוק נמשך בין שעתיים לארבע, כתלות בדדליינים, ובכל אחד משובצות משימות שתואמות את רמת הריכוז שלי באותן שעות ביום.

בבלוק הבוקר אשתדל לשבץ את המשימות שדורשות הכי הרבה מחשבה. שם קוד – ״בלוק יצירה״. למשל – פירוק של פרק חדש, כתיבת עמודי תסריט חדשים, או שכתוב מורכב. אחרי הבלוק הזה אשבץ הפסקה של בין שעה לשעתיים, שאידיאלית תכלול אוכל ושנ״צ. ואז אחזור לבלוק אחר הצהריים (השעות הבינוניות שלי), שבו אשבץ משימות שדורשות מחשבה, אבל פחות. שם קוד – ״בלוק עריכה״. למשל- שכתובים טכניים או פשוטים יותר, מחקר, פגישות עבודה.

בתקופה של דדליין מתקרב או של הפקה, לעתים אצטרך להמיר גם את בלוק העריכה לבלוק יצירה, כדי לכתוב עוד עמודי תסריט (בהקשר הזה, ראו נושא השנ״צ בהמשך...).

את המשימות שדורשות מינימום חשיבה, כמו פגישות עבודה לא דחופות, לוגיסטיקה, חשבוניות, מיילים, קריאת בלוגים על תסריטאות וכו׳ – אשתדל לשמור לשעות הגרועות שלי, לשעות הבין-לבין (שם קוד – ״בלוק מיילים״). בלוק כזה יכול להתפרש על שעות שונות ביום – למשל, חצי שעה בסוף בלוק של עבודה, או מייד אחרי האוכל, או מאוחר בערב. בתקופות לא עמוסות מדי או בתקופות עם הרבה לוגיסטיקה, לעתים אחליף את ״בלוק העריכה״ של אחה״צ ב״בלוק מיילים״.

ואיך נחלק את הזמן בתוך הבלוקים עצמם? האם נשב ונתרכז בכתיבה או בעריכה במשך שעתיים, שלוש, ארבע שעות רצופות? לרוב, לא. גם כשנמצאים ב״כושר״ כתיבה, לכתוב למשך פרקי זמן ארוכים כל כך זה נדיר, לפחות עבורי, ולא משהו שאני יכול לבנות עליו. אני משתדל לייצר בתוך כל אחד מהבלוקים מיני-בלוקים בני שעה עד שעה וחצי כל פעם, ואז לעשות הפסקת קפה-נשנוש-טלפון של 15-10 דקות. כלומר, לפרק את הבלוקים עצמם לשתיים-שלוש חתיכות שבכל אחת מהן אבצע לרוב משימה אחת. כשהריכוז פחות מיטבי, ניתן גם לחלק את הבלוקים לחתיכות קטנות עוד יותר, כמו בטכניקת פומודורו – כלומר 25 דקות של עבודה, 5 דקות הפסקה וחוזר חלילה.

הנה המחשה ויזואלית של איך יום כזה עשוי להיראות:

שגרת עבודה - דוגמה 1

כמה טיפים נוספים, על בסיס טעויות שאני מוצא את עצמי עושה –

1) לא לשבץ פגישות על השעות הטובות. נכון, הרבה פעמים אלה גם השעות הכי מבוקשות לפגישות, כי כולנו מעדיפים באופן כללי שלא לעבוד, אבל זה מתכון בטוח לשריפת יום כתיבה.

2) לא לפתוח את יום העבודה במענה על מיילים לא דחופים, שהורגים את המומנטום ותמיד משאירים בדיוק לא-מספיק-זמן כדי לעשות עבודה משמעותית.

3) לא – ואני מדגיש פעם נוספת, לא – לשבץ יום שלם ל״עבודה״ בלי שום חלוקה פנימית או מגבלה כלשהי. אצלי זה לרוב יביא למינימום עשייה. אני לא מאוד טוב, כך אני ממשיך לגלות, בהתמודדות עם בלוקים גדולים מדי של זמן. מפה ההיגיון בשיטה של חלוקה לבלוקים קטנים יותר ויותר (כל מי שחווה אי פעם חצי שעה קסומה של פרודוקטיביות בין פגישות מכיר את התחושה).

בחירת המשימות

כמו שאני מוצא עצמי אבוד מול בלוק גדול מדי של זמן, ככה אני גם מגלה שוב ושוב שבניגוד לתפישה שלי לגבי עצמי כתמנון של משימות, למעשה אני מולטי-טאסקר בינוני ומטה. שיבוץ של יותר משתיים-שלוש משימות מקצועיות ליום עבודה אחד אולי נדמה כבחירה חרוצה, אבל בשבילי היא לעתים קרובות חורצת את גורלן של אותן משימות להידחות בעוד יום.

המצב המיטבי מבחינתי, הוא משימה אחת גדולה בבלוק השעות הטובות (אצלי כאמור זה הבוקר), ומשימה אחת גדולה לבלוק השעות הבינוניות. אם אפשר ששתי המשימות של אותו היום יהיו שייכות לאותו פרויקט, מה טוב.

מה לגבי היקף המשימות עצמן? עדיף שיהיה ריאלי, כזה שישאיר לנו מקום להפתיע את עצמנו לטובה, במקום שנישאר תמיד עם טעם של אכזבה חמצמצה שהבשילה לכדי שנאה עצמית. למשל, אם אני יודע שכמות העמודים הסבירים שאני יכול לכתוב בבלוק עבודה אחד היא 5, אנסה לכוון ל-3 או 4. אני גם אשתדל לתכנן מראש לו״ז שנותן לי מספיק ימים כדי לסיים את הדראפט לפי קצב הכתיבה הפסימי יותר (פלוס יום-יומיים לשכתובים).

כמה טיפים נוספים מניסיון מר:

1) לא להציב משימות לא-ריאליות כמו לכתוב פרק שלם ביום, וככה לייצר תסכול שיתגלגל בתורו לחרדה ומשם לתיעוב עצמי, ובסוף גם יביא להספק נמוך יותר.

2) לא להתפזר על יותר מדי פרויקטים שונים ביום אחד. כשמדובר בתסריטאות ולא בהפקה – בעיניי שניים זה הגג. קל לשכוח שמעבר בין פרויקטים והתאפסות מחדש דורשים גם הם אנרגיה מנטלית וזמן.

סט אנד סטינג

אני מחבב מאוד את האמירה של חברינו הלועזים - ״אל תחרבנו היכן שאתם אוכלים״. אני לא בטוח אם באנלוגיה הזו כתיבה היא הלחרבן או הלאכול, אבל אני כן יודע שרצוי שהיא תיעשה באזור נפרד מפעילויות פנאי.

בימים של ריכוז גבוה, אני מצליח לכתוב בעמדת העבודה שלי בבית. אבל זה דרש תרגול של שנים פלוס מגפה גלובלית. במרבית השנים שלפני כן, כתבתי בבתי קפה. לא יודע למה – אולי זו האשמה המובנית בנוכחותם של אחרים סביבי שלא מאפשרת לי לגלוש בטלפון באותה נינוחות. אבל התפוקה שלי בבתי קפה (עם אוזניות) גבוהה פי כמה מאשר בבית. גם עכשיו, בימים שאני מרגיש שהריכוז לא בשיאו, אני אצא לבית קפה כדי לכתוב ולעתים אספיק בשעתיים כמות עבודה של יום שלם.

להלן המתכון שלי לבחירת בית קפה מתאים לעבודה: לא מקום קטן מדי (שלא להרגיש שאני תופס מקום שהיה נלקח על ידי לקוח משתלם יותר); לא קפה טוב מדי (שארגיש שצריכים אותי באותה מידה שאני צריך אותם); לוודא שהם בסדר עם נוכחותם של לפטופים; ולהשתדל להזמין פריט כלשהו על כל שעה של עבודה, גם אם מדובר בסודה.

לגבי חללי עבודה משותפים, זה טריקי. אני אישית משתגע בספרייה. השקט גומר אותי. אבל אני יודע שיש אחרים שזה עובד להם. חלל העבודה האהוב עליי, שבו הצלחתי לעבוד הכי טוב, נסגר כבר לפני כמה שנים ומעולם לא מצאתי אחד ששחזר את ההצלחה. מדי פעם עדיין אנסה מקום חדש ואתפלל, אבל עד אז – נגזרו עליי חיים של קפה בינוני.

כמה לקחים נוספים:

1) הקשיבו לעצמכם, ואל תפחדו להתנסות. מיקומים שונים עובדים לאנשים שונים. ככה למשל פיבי וולר-ברידג׳, שתהיה בריאה, כותבת במיטה.

2) בתי קפה שבהם תמיד נתקלים בחברים ומכרים הם אולי יותר אטרקטיביים, אבל הרבה פחות אפקטיביים.

3) לגיימריות וגיימרים - לא מומלץ שמחשב העבודה יחזיק עליו גם משחקים. עדיף מחשב אחר או קונסולה. אבל אם אין ברירה, אז רצוי לפחות שלא להתרגל לשחק במשחקי מחשב בפינת העבודה (ע״ע איפה שאוכלים).

עזרים חיצוניים

ועכשיו, לחלק המסובך פחות והכיפי יותר – רשימה! מי לא אוהב רשימות? אנשים רעים ומרירים.

אז הנה אחת שבה ריכזתי עזרים חיצוניים לשיפור הריכוז:

מוזיקה – לצערי האינסופי, מצאתי שמוזיקה עם מילים פוגעת לי בריכוז יותר משהיא עוזרת. מוזיקה ללא מילים, לעומת זאת, ובפרט באוזניות, מצליחה להשקיט את אותו הקול באחורי הראש שלי שמחפש כל הזמן דברים אחרים לעשות. כך משתפרת הפרודוקטיביות שלי פלאים. אפשר מוזיקה קלאסית, אפשר פסי-קול של סרטים, אבל הגו-טו שלי בשנים האחרונות הוא טרנד ה״לואו-פיי ביטס״. פשוט, חזרתי, מרגיע, עובד. אפשר למצוא את המקורי באופן חינמי לחלוטין ביוטיוב או בספוטיפיי (המלצה רותחת – אם בחרתם בספוטיפיי, היכנסו בתוך הפלייליסט ל-More options ובחרו באפשרות – Exclude from your taste profile. פשוט סמכו עליי בעניין הזה).

מניעת הסחות דעת –כשאני מנסה לכתוב הגדולים שבאויביי הם הטלפון והדפדפן שבמחשב. ואני לא מדבר רק על צפייה עד הסוף של הסטורי (כן, יש כזה) – כדי להימנע מעבודה, יצא לי כבר לפתח הרגלים מוזרים ממש, כמו למשל להתעדכן באופן כפייתי בשער הדולר (סיפור אמיתי ודי מלאחרונה). בקיצור, דרושים עזרים חיצוניים גם פה. עבור המחשב, תוכנה שעבורי הייתה אפקטיבית במיוחד היא Cold Turkey Blocker, שמאפשרת לחסום אתרים ספציפיים ותוכנות שלמות באמצעות ״מנעולים״ שונים. החביב עליי הוא זה שדורש להקליד רצף ארוך ואקראי של תווים כדי לפתוח את הנעילה. בתשלום חד פעמי ניתן גם לרכוש גרסה שלה שמאפשרת חסימה לפי שעות ביום (התוכנה זמינה גם למק וגם לפי סי. מכיוון שאני פראייר לא מדובר בלינק ממומן, זו סתם תוכנה שאני מחבב).

עבור הטלפון, אני מוצא שהאפשרויות של האייפון לא מספיק דרמטיות, ושבאופן מפתיע אני מצליח לפצח די מהר את הקוד בן 4 הספרות שאני בעצמי בחרתי. הפתרון הכי מוצלח שמצאתי עד כה זו אפליקציית Forest (זמינה ל-iosולאנדרואיד) שעולה כמה דולרים ומאפשרת לשתול עץ וירטואלי למשך פרק זמן שתקבעו מראש. בזמן זה לא תתאפשר גישה לרשימת אפליקציות שהוגדרו מראש. אם תנסו לסגור את האפליקציה, העץ ימות ויישאר לנצח נבול בתוך יער העצים הווירטואליים שלכם. יש גם אפשרות לרכוש סוגי עצים שונים, ואפילו לנטוע עצים במציאות, באמצעות נקודות שמרוויחים דרך נטיעת העצים הווירטואליים. בקיצור – חביב, זול, אפקטיבי למדי, אבל כן דורש משמעת כדי להחליט להפעיל את האפליקציה. וכמובן שבהיעדר משמעת זו, גם פשוט להרחיק פיזית את הטלפון זו תמיד אפשרות רצויה.

שיטת התגמולים – בעתות מצוקה, ובמיוחד כשאני נדרש למשימה שממש לא מתחשק לי לעשות, לפעמים אנקוט בשיטה של תמריצים בידוריים. כלומר, אבחר סדרה קלילה שבא לי לצפות בה, או משחק פלייסטיישן ממכר, ואקבע מול עצמי שעבור כל שעת עבודה או איקס עמודים, ארוויח בין רבע לחצי שעה של צפייה או משחק. לא אידיאלי מבחינת ניהול היום, אבל עדיף בהחלט על לבהות במסך הריק.

שנ״צ הכוח – הו, השנ״צ. וספציפית, שנ״צ קצר אחרי ארוחת הצהריים. כלי שהפך לחלק בלתי נפרד מהיום שלי, וביתר שאת אחרי גיל 30. מעבר להיותו דבר מושלם ומשמח בפני עצמו, החדות שהוא מייצר ביחס לזמן שמושקע בו (20 עד 30 דקות זה אידיאלי) הופכת אותו לעסק משתלם ביותר. הרבה פעמים אני מגלה שאני יותר יעיל אחרי השנ״צ מאשר אחרי שנת הלילה, ומצליח לכתוב כמות מפתיעה של עמודים. בנוסף, אם הבוקר התמסמס לו ולא יצא שום דבר, שנ״צ הוא דרך טובה לאתחל את היום ולתת לו הזדמנות שנייה.

אנשים אחרים – כידוע, אחת התכונות המועילות של הזולת היא תחושת האשמה המעיקה שהוא מייצר בנו. כשעובדים על פרויקט משותף, תמיד יהיה קל יותר להתיישב לסשן פיצוח כשכבר קבעתם מראש שעה עם אדם אחר, וכל דחייה תיתקל בעיקום אף במקרה הטוב. בפרויקט שאינו משותף, שווה לנסות לייצר קבוצות ריכוז מצומצמות ו/או הצבת דדליינים הדדיים. לא בטוח שזה יעבוד, אבל היי לפחות לא סבלנו לבד.

גישה מנטלית

את כל הטעויות שכתובות לעיל טעיתי מספר לא מבוטל של פעמים. ולמרות שאני מודע אליהן, סביר מאוד להניח שאמשיך לטעות אותן. למעשה, את חלקן אני מתכנן לטעות שוב כבר מחר. והאמת שגם בימים שבהם אני עושה הכול ״נכון״, עדיין יהיו מקרים שבהם פשוט לא ייצא כלום. לכן חשוב להיות סלחניים לעצמנו, גם כדי לשמור על שפיות לאורך זמן וגם מטעמים פרקטיים – כדי לתת עוד הזדמנות להמשך היום, שאולי יהיה פורה יותר. תמיד יש עוד בלוק זמן, תמיד יש עוד יום. אנחנו במרתון ולא בספרינט. וזכרו תמיד, שאפילו אהרון סורקין לא מצליח לכתוב במרבית הימים.

אז אלה הכלים שבהם אני משתמש. אבל אין ספק שיש עוד המון. מוזמנות ומוזמנים לכתוב בתגובות מה עוזר לכם. מכיוון שאני מתכנן להמשיך עם עניין הבלוג הזה, אפשר גם לכתוב לי בפרטי (בטופס שפה בתחתית העמוד) על אילו נושאים תרצו לראות פוסטים עתידיים בבלוג.

ובינתיים, שתזכו לבלוק של כתיבה ולא לבלוק כתיבה!